備忘録：業務レベリング

仕事でマニュアルや議事録を書くのだが、直されなかったのはこれまでただ一度しかない。

なぜだろうと考え、試行錯誤するが、これで大丈夫だろうと思って提出した草稿は赤字まみれで戻ってくる。

そんなにわかりにくく書いているつもりはないのだが、何でだろう。

今日も帰ってきた議事録を赤字通りに修正するが、今までの赤字草稿ストックをつらつら見返してみると、加筆されるパターンがとても多いことが分かった。

ここから考えると、何か全体的に説明が足りないのだな、ということが言えるかもしれない。

基本に立ち返る意味でネットで議事録の書き方を検索してみると、

「最も偉い読み手に合わせる」

という一文があった。

私の草稿に欠けているのは、おそらくこれだ。

しかし、とりあえず大事な決め事や数字が抜けているというのは何とかクリアしているようだ。

前置きが長くなったが、『議事録作成』というスキルにレベルがあるなら、

レベル1：情報の抜け漏れなく書く

レベル2：全体として意味が通るように書く

という感じだろうか。ただ、レベル2はけっこう奥が深く、誰に対して意味が通るように書くのか、という問題がある。

あえて書くなら

レベル2：自分で読んで意味の破綻がない

レベル2＋：話した当人に読んでもらっても文意を理解してもらえる

レベル2＋＋：その場にいなかった人に読んでもらって文意を理解してもらえる

といった具合だろうか。「レベル2＋＋」で読んでもらう人はいわゆる『偉い人』にあたるだろう。

ここまで整理すると、私はたぶん「レベル2＋」から「レベル2＋＋」に上がるのに苦戦しているようだ。

裏を返せばレベル2まではなんとかレベリングに成功しているといえるかもしれない。

ともすれば「『議事録作成』ができる／できない」の二分法でとらえがちだが、小分けにしてみると自分のスキル習得状況を段階的にとらえることができる。加えて、今の自分に何が足りないのか考える良い材料となる。

さらに言えば、赤字まみれでげんなりする草稿を見ても、自分はここまではできているという自信につながったりもする。

二分法で「自分はこれができない」と戦意喪失するのを避けることができるかもしれない。

レベル表を考えること自体もけっこう勉強になる。

基礎から一人前、さらに熟練者になるのに必要なスキルは何か。なぜそれが必要か考えるだけでも良い指針になる。

偉そうなことを書いたが、私も今日思いついたことをつらつら書いただけなので、自戒を込めて実践したい。